Desk-Sharing: Vorteile und Tipps zur Umsetzung

Wie Unternehmen von flexiblen Bürostrukturen profitieren

Das Desk-Sharing ist ein Ansatz der modernen Büroplanung, um Agilität und Effizienz von Arbeitsplätzen zu fördern. Im Kern beschreibt das Desksharing in der modernen Arbeitswelt die Mehrfachbenutzung eines Büroarbeitsplatzes durch mehrere Mitarbeiter aufgrund unterschiedlicher Anwesenheitszeiten. Gerade in Zeiten von Homeoffice kann dies eine sinnvolle Ergänzung für die Arbeit im Büro sein. Im vorliegenden Beitrag erklärt coneon, was Desk-Sharing ist, welche Arten es gibt und was Unternehmen beachten sollten, wenn sie ein solches Konzept der geteilten Schreibtische in ihren Büros einführen möchten. 



Was ist Desk-Sharing?

Desk-Sharing ist ein Konzept, bei dem Arbeitsplätze und Schreibtische nicht mehr fest an einzelne Mitarbeiter zugewiesen sind, sondern von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden können. Durch die gemeinsame Ressourcennutzung von Räumen und Arbeitsflächen können Unternehmen Platz effizienter nutzen und Kosten senken. Gleichzeitig ermöglicht diese Arbeitsplatzteilung den Mitarbeitern, je nach Bedarf ihren Arbeitsplatz zu wählen und in verschiedenen Abteilungen oder Teams zu arbeiten.


Nahaufnahme höhenverstellbarer Schreibtisch für Desk-Sharing

Teilweise belegte Arbeitsplätze in einem Gruppenbüro

Arten von Desk-Sharing:

Es gibt verschiedene Arten von Desk-Sharing, die auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden können. Die gängigsten Desk-Sharing Konzepte sind:

  1. Hot Desk: Bei dieser Form des Desk-Sharing gibt es keine festen Arbeitsplätze. Mitarbeiter können sich je nach Verfügbarkeit einen beliebigen Schreibtisch aussuchen und diesen für die Dauer ihrer Arbeit nutzen.
  2. Desk-Sharing im Team: Hier teilen sich Mitarbeiter aus demselben Team einen Arbeitsplatz. Dies fördert die Zusammenarbeit und den Informationsfluss innerhalb des Teams.
  3. Desk-Sharing auf Abteilungsebene: In größeren Organisationen kann es sinnvoll sein, Desk-Sharing auf Abteilungsebene einzuführen. Dadurch können Ressourcen effizienter genutzt und die Kommunikation innerhalb der Abteilung verbessert werden.

Vorteile des Desk-Sharing:

Desk-Sharing bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, von denen sowohl das Unternehmen selbst als auch die Mitarbeiter profitieren. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

  1. Kostenersparnis: Durch den Verzicht auf feste Arbeitsplätze können Unternehmen Platz und Ressourcen effizienter nutzen und dadurch Kosten senken. Dies ermöglicht Investitionen in andere Bereiche des Unternehmens.
  2. Flexibilität und Effizienz: Desk-Sharing gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, je nach Aufgabe oder Projekt den passenden Arbeitsplatz zu wählen. Dadurch können sie ihre Produktivität steigern und effizienter arbeiten.
  3. Kommunikation und Zusammenarbeit: Das Teilen von Arbeitsplätzen fördert den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Durch die Nähe zueinander werden spontane Interaktionen und Teamarbeit erleichtert.
  4. Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter schätzen die Flexibilität, die Desk-Sharing bietet. Sie können ihren Arbeitsplatz entsprechend ihren individuellen Bedürfnissen anpassen und sich in einer angenehmen Arbeitsumgebung wohlfühlen.
  5. Nachhaltigkeit: Desk-Sharing unterstützt auch nachhaltige Bürokonzepte. Durch die gemeinsame Nutzung von Ressourcen werden Energie- und Materialverbrauch reduziert, was zu einer positiven Umweltauswirkung beiträgt.

Kosteneinsparung durch Flächeneinsparung

Zwei Grundrisse und eine einfache Berechnung Mietkosten-Einsparung

Webinar-Aufzeichnung zum Thema Desk-Sharing

„Reise nach Jerusalem im Büro“ – weniger Desks als Mitarbeiter

Karsten Kossatz, Gründer von independesk, dem Airbnb der Arbeitswelt, und bekannt aus der „Höhle der Löwen“ erklärt uns, wie man die eigenen Bürokapazitäten optimal nutzt und Peaks durch ein flexibles Konzept von Arbeitsplätzen in der Nachbarschaft abfedert.


Grafik Anzahl Mitarbeiter vergleich zu Arbeitsplätzen

Was ist Desk-Sharing-Quote und wie wird sie berechnet?

Die Desk-Sharing-Quote gibt an, wie viele Arbeitsplätze im Verhältnis zu den Mitarbeiter verfügbar sind. Die Anzahl der Arbeitsplätze ist geringer als die Anzahl der Beschäftigten, was Kosten spart und flexible Arbeit fördert. Die Ermittlung variiert je nach Unternehmen, kann sich an der Nutzung der Arbeitsplätze orientieren und durch Anpassung der Berechnungsgrundlage oder Anwesenheitsstatistiken erfolgen, z. B. mit einer Workforce Management Software. Das Ergebnis könnte beispielsweise 1:1,25 sein – 16 Arbeitsplätze für 20 Mitarbeitende das bedeutet einen Belegungsgrad von 80 %. In der Praxis kann das jedoch variieren. (siehe Grafik)


Ein Buchungssystem für effektives Desk-Sharing

Eine Software für das Arbeitsplatzmanagement kann Unternehmen unterstützen, Desk-Sharing effektiv umzusetzen. Sie bietet ein Buchungssystem, eine Belegungsübersicht und ermöglicht den Mitarbeitern die flexible Wahl ihres Arbeitsplatzes. Die Software enthält Informationen über die Ausstattung der Arbeitsplätze und generiert Berichte zur Nutzung. Zudem ermöglicht sie die Kommunikation und automatische Benachrichtigungen. Dadurch wird die Arbeitsplatzauslastung optimiert und die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert.



Gruppenbüro mit aufgeräumten Tischen für Desk-Sharing
Drei Einzelräume mit Schreibtischen und Glastür

Häufigste Bedenken der Mitarbeitenden / Herausforderungen des Desk-Sharings

Bei der Einführung von Desk-Sharing können Mitarbeiter verschiedene Bedenken haben. Hier sind drei häufig genannte Sorgen, die Mitarbeiter äußern könnten:

  1. Mangelnde Privatsphäre und Personalisierung: Mitarbeiter könnten besorgt sein, dass ihnen durch Desk-Sharing ein persönlicher Raum fehlt. Die Unfähigkeit, einen festen Arbeitsplatz zu haben, könnte die Möglichkeit einschränken, den eigenen Arbeitsbereich zu personalisieren und eine gewisse Privatsphäre zu wahren.
  2. Kommunikationsprobleme und Teamzusammenarbeit: Die Mitarbeiter könnten Bedenken hinsichtlich der effektiven Zusammenarbeit und Kommunikation äußern. Wenn Teams nicht mehr physisch nah beieinander sitzen, könnte dies die spontane Interaktion und den Informationsaustausch beeinträchtigen.
  3. Unsicherheit bezüglich Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen: Mitarbeiter könnten sich Sorgen machen, dass es nicht ausreichend Arbeitsplätze gibt, insbesondere in stark frequentierten Büros. Die Unsicherheit, ob sie immer einen freien Platz finden, wenn sie ihn benötigen, könnte zu Stress und Unannehmlichkeiten führen.

Diese Bedenken betonen die Notwendigkeit für Unternehmen, transparente Kommunikation zu fördern, klare Richtlinien einzuführen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in den Prozess der Einführung von Desk-Sharing einbezogen werden, um ihre Bedenken zu verstehen und zu adressieren.


Was sollten Unternehmen bei der Einführung von Desk-Sharing beachten?

Die Einführung von Desk-Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Hier sind einige Punkte, die Unternehmen beachten sollten:

  1. Infrastruktur: Es ist wichtig sicherzustellen, dass ausreichend Arbeitsplätze, sowie technische Ausstattung und Ressourcen vorhanden sind, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfüllen.
  2. Kommunikation und Schulung: Mitarbeiter sollten gut informiert und geschult werden, um das neue Konzept zu verstehen und erfolgreich zu nutzen. Die Kommunikation über den Zweck und die Vorteile von Desk-Sharing kann Ängste oder Bedenken abbauen.
  3. Flexibles Bürokonzept: Ein flexibles Bürokonzept ist entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung von Desk-Sharing. Unternehmen wie coneon bieten maßgeschneiderte Bürokonzepte an, die auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind. Von der Auswahl der richtigen Möbel bis hin zur Gestaltung der Arbeitsflächen können Experten wie coneon Unternehmen bei der Umstellung unterstützen.
Vierer Büro mit schwarzen Tischplatten


Checkliste Desk-Sharing

Für manche Mitarbeiter mag die Vorstellung, ihren persönlichen Schreibtisch aufzugeben und in ein Desk-Sharing-Konzept einzusteigen, zunächst beunruhigend sein. Wie Sie den Mitarbeitern die Angst vor Veränderungen nehmen und was alles bei einer Umstellung auf Desk-Sharing beachtet werden muss, finden Sie in unserer Checkliste: Einführung von Desk-Sharing.

Abbildung einer Checkliste für die Einführung von Desk-Sharing

Fazit

Desk-Sharing ist ein innovatives Konzept, das Unternehmen dabei hilft, Platz effizienter zu nutzen und Mitarbeiter flexibler arbeiten zu lassen. Die Einführung von Desk-Sharing erfordert eine umfassende Planung und Vorbereitung, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllt werden. Mit einem flexiblen Bürokonzept von Experten wie coneon können Unternehmen die Vorteile des Desk-Sharings optimal nutzen und eine moderne Arbeitsumgebung schaffen, die sowohl die Effizienz als auch das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert.



Häufig gestellte Fragen zum Thema Desk-Sharing:

Mitarbeiter können ihren Arbeitsplatz über spezielle Reservierungstools oder Software buchen, die es ihnen ermöglichen, einen verfügbaren Platz für einen bestimmten Zeitraum auszuwählen.

Die Privatsphäre kann durch akustische Trennungen oder flexible Raumgestaltungselemente verbessert werden. Dennoch ist sie im Desk-Sharing-Modell tendenziell geringer als bei festen Arbeitsplätzen.

Arbeitsplatzsicherheit kann durch klare Sicherheitsrichtlinien, Zugangskontrollen und Schulungen sichergestellt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter ihre Arbeitsumgebung sicher nutzen.

Die maximale Anzahl von Mitarbeitern, die sich einen Arbeitsplatz teilen können, hängt von der Bürogröße und der verfügbaren Ausstattung ab. Es gibt jedoch oft Richtlinien, um eine übermäßige Belegung zu verhindern.

Die IT-Infrastruktur sollte flexibel und anpassungsfähig sein, um den Bedürfnissen von wechselnden Nutzern gerecht zu werden. Dies umfasst die Bereitstellung von Laptops, drahtlosem Internetzugang und einem sicheren Netzwerk.

Desk-Sharing fördert die spontane Zusammenarbeit, da Mitarbeiter sich an wechselnden Standorten befinden. Die Nutzung gemeinsamer Bereiche kann informelle Kommunikation und Teamarbeit erleichtern.

Unternehmen sollten klare Richtlinien für die Nutzung von Gemeinschaftsarbeitsplätzen festlegen, einschließlich Sauberkeit, persönlicher Verantwortung und Rücksichtnahme auf andere Nutzer.

Durch regelmäßiges Feedback, Mitarbeiterbefragungen und eine flexible Gestaltung der Arbeitsumgebung können Unternehmen sicherstellen, dass die Bedürfnisse der Mitarbeiter im Desk-Sharing-Konzept berücksichtigt werden.

Diese Fragen sind gute Ausgangspunkte für Unternehmen, um ihre Mitarbeiter über den Umstieg auf Desk-Sharing zu informieren und ihnen mögliche Bedenken zu nehmen. Durch klare und präzise Antworten können Unternehmen das Verständnis und die Akzeptanz für Desk-Sharing fördern. Haben Sie noch weitere Fragen?


Open Space Büro mit leeren Tischen für Desk-Sharing

Umsetzung eines Desk-Sharing Konzepts

Coneon ist Ihr erfahrener Partner für die erfolgreiche Einführung von Desk-Sharing und die Gestaltung maßgeschneiderter Bürokonzepte. Unser Expertenteam steht Ihnen zur Seite, um Ihre Arbeitsumgebung zu optimieren, Platz effizient zu nutzen und Mitarbeiterflexibilität zu fördern. Vertrauen Sie auf coneon GmbH - Ihren Partner für innovative Bürolösungen.

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