Desk Sharing: Vorteile und Tipps zur Umsetzung
Wie Unternehmen von flexiblen Bürostrukturen profitieren
Das Desk Sharing ist ein Ansatz der modernen Büroplanung, um Agilität und Effizienz von Arbeitsplätzen zu fördern. Im Kern beschreibt das Desk Sharing in der modernen Arbeitswelt die Mehrfachbenutzung eines Büroarbeitsplatzes durch mehrere Mitarbeitende aufgrund unterschiedlicher Anwesenheitszeiten. Gerade in Zeiten von Homeoffice kann dies eine sinnvolle Ergänzung für die Arbeit im Büro sein. Im vorliegenden Beitrag erklärt coneon, was Desk Sharing ist, welche Arten es gibt und was Unternehmen beachten sollten, wenn sie ein solches Konzept der geteilten Schreibtische in ihren Büros einführen möchten.
Inhalt
- Was ist Desk Sharing?
- Arten von Desk Sharing
- Vorteile des Desk Sharing
- Wie berechnet man die Desk Sharing Quote?
- Ein Buchungssystem für effektives Desk Sharing
- Häufigste Bedenken der Mitarbeitenden
- Was sollten Unternehmen bei der Einführung beachten?
- Checkliste "Desk Sharing"
- Häufig gestellte Fragen
- Umsetzung eines Desk Sharing Konzeptes
Was ist Desk Sharing?
Desk Sharing ist ein Konzept, bei dem Arbeitsplätze und Schreibtische nicht mehr fest an einzelne Mitarbeitende zugewiesen sind, sondern von verschiedenen Mitarbeitenden genutzt werden können. Durch die gemeinsame Ressourcennutzung von Räumen und Arbeitsflächen können Unternehmen Platz effizienter nutzen und Kosten senken. Gleichzeitig ermöglicht diese Arbeitsplatzteilung den Mitarbeitenden, je nach Bedarf ihren Arbeitsplatz zu wählen und in verschiedenen Abteilungen oder Teams zu arbeiten.
Arten von Desk Sharing:
Es gibt verschiedene Arten von Desk Sharing, die auf die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten werden können. Die gängigsten Desk Sharing Konzepte sind:
- Hot Desk: Bei dieser Form des Desk Sharing gibt es keine festen Arbeitsplätze. Mitarbeitende können sich je nach Verfügbarkeit einen beliebigen Schreibtisch aussuchen und diesen für die Dauer ihrer Arbeit nutzen.
- Desk Sharing im Team: Hier teilen sich Mitarbeitende aus demselben Team einen Arbeitsplatz. Dies fördert die Zusammenarbeit und den Informationsfluss innerhalb des Teams.
- Desk Sharing auf Abteilungsebene: In größeren Organisationen kann es sinnvoll sein, Desk Sharing auf Abteilungsebene einzuführen. Dadurch können Ressourcen effizienter genutzt und die Kommunikation innerhalb der Abteilung verbessert werden.
Vorteile von Desk Sharing für Arbeitnehmer
- Flexibilität: Arbeitnehmer können ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf und Präferenz wählen, was zu einer angenehmeren und produktiveren Arbeitsumgebung führen kann.
- Kollaboration und Networking: Durch den ständigen Wechsel der Arbeitsplätze haben Mitarbeitenden die Möglichkeit, mit verschiedenen Kollegen in Kontakt zu treten, was die Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen fördert.
- Work-Life-Balance: Desk Sharing kann oft mit flexiblen Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten kombiniert werden, was die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben verbessert.
- Komfort und Abwechslung: Arbeitnehmer können je nach ihrer aktuellen Aufgabe den am besten geeigneten Arbeitsplatz wählen, sei es für konzentriertes Arbeiten oder für Teammeetings.
- Innovatives Arbeitsumfeld: Ein dynamisches und flexibles Arbeitsumfeld steigert die Kreativität und Motivation der Mitarbeitenden.
Vorteile von Desk Sharing für Arbeitgeber
- Kosteneffizienz: Durch die Reduzierung des festen Arbeitsplatzbedarfs können Unternehmen die Kosten für Büroflächen und -ausstattung senken.
- Optimierte Raumnutzung: Büroflächen können effizienter genutzt werden, da Arbeitsplätze nicht mehr dauerhaft von einem einzelnen Mitarbeitenden belegt werden.
- Anpassungsfähigkeit: Unternehmen können schneller auf Änderungen in der Mitarbeiterzahl reagieren, ohne große Umstrukturierungen vornehmen zu müssen.
- Attraktivität als Arbeitgeber: Moderne und flexible Arbeitsmodelle können die Attraktivität des Unternehmens für potenzielle Mitarbeitende erhöhen.
- Reduzierte Umweltbelastung: Weniger Bürofläche und ein effizienterer Einsatz von Ressourcen können zu einer geringeren Umweltbelastung führen.
Webinar-Aufzeichnung zum Thema Desk Sharing
„Reise nach Jerusalem im Büro“ – weniger Desks als Mitarbeiter
Karsten Kossatz, Gründer von independesk, dem Airbnb der Arbeitswelt, und bekannt aus der „Höhle der Löwen“ erklärt uns, wie man die eigenen Bürokapazitäten optimal nutzt und Peaks durch ein flexibles Konzept von Arbeitsplätzen in der Nachbarschaft abfedert.
Kosteneinsparung durch Flächeneinsparung
Was ist Desk Sharing Quote und wie wird sie berechnet?
Die Desk Sharing Quote gibt an, wie viele Arbeitsplätze im Verhältnis zu den Mitarbeitenden verfügbar sind. Die Anzahl der Arbeitsplätze ist geringer als die Anzahl der Beschäftigten, was Kosten spart und flexible Arbeit fördert. Die Ermittlung variiert je nach Unternehmen, kann sich an der Nutzung der Arbeitsplätze orientieren und durch Anpassung der Berechnungsgrundlage oder Anwesenheitsstatistiken erfolgen, z. B. mit einer Workforce Management Software. Das Ergebnis könnte beispielsweise 1:1,25 sein – 16 Arbeitsplätze für 20 Mitarbeitende das bedeutet einen Belegungsgrad von 80 %. In der Praxis kann das jedoch variieren. (siehe Grafik)
Ein Buchungssystem für effektives Desk Sharing
Eine Software für das Arbeitsplatzmanagement kann Unternehmen unterstützen, Desk Sharing effektiv umzusetzen. Sie bietet ein Buchungssystem, eine Belegungsübersicht und ermöglicht den Mitarbeitenden die flexible Wahl ihres Arbeitsplatzes. Die Software enthält Informationen über die Ausstattung der Arbeitsplätze und generiert Berichte zur Nutzung. Zudem ermöglicht sie die Kommunikation und automatische Benachrichtigungen. Dadurch wird die Arbeitsplatzauslastung optimiert und die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert.
Häufigste Bedenken der Mitarbeitenden / Herausforderungen des Desk Sharings
Bei der Einführung von Desk Sharing können Mitarbeitende verschiedene Bedenken haben. Hier sind drei häufig genannte Sorgen, die Mitarbeitende äußern könnten:
- Mangelnde Privatsphäre und Personalisierung: Mitarbeitende könnten besorgt sein, dass ihnen durch Desk Sharing ein persönlicher Raum fehlt. Die Unfähigkeit, einen festen Arbeitsplatz zu haben, könnte die Möglichkeit einschränken, den eigenen Arbeitsbereich zu personalisieren und eine gewisse Privatsphäre zu wahren.
- Kommunikationsprobleme und Teamzusammenarbeit: Die Mitarbeitenden könnten Bedenken hinsichtlich der effektiven Zusammenarbeit und Kommunikation äußern. Wenn Teams nicht mehr physisch nah beieinander sitzen, könnte dies die spontane Interaktion und den Informationsaustausch beeinträchtigen.
- Unsicherheit bezüglich Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen: Mitarbeitende könnten sich Sorgen machen, dass es nicht ausreichend Arbeitsplätze gibt, insbesondere in stark frequentierten Büros. Die Unsicherheit, ob sie immer einen freien Platz finden, wenn sie ihn benötigen, könnte zu Stress und Unannehmlichkeiten führen.
Diese Bedenken betonen die Notwendigkeit für Unternehmen, transparente Kommunikation zu fördern, klare Richtlinien einzuführen und sicherzustellen, dass die Mitarbeitende in den Prozess der Einführung von Desk Sharing einbezogen werden, um ihre Bedenken zu verstehen und zu adressieren.
Was sollten Unternehmen bei der Einführung von Desk Sharing beachten?
Die Einführung von Desk Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Hier sind einige Punkte, die Unternehmen beachten sollten:
- Infrastruktur: Es ist wichtig sicherzustellen, dass ausreichend Arbeitsplätze, sowie technische Ausstattung und Ressourcen vorhanden sind, um die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erfüllen.
- Kommunikation und Schulung: Mitarbeitende sollten gut informiert und geschult werden, um das neue Konzept zu verstehen und erfolgreich zu nutzen. Die Kommunikation über den Zweck und die Vorteile von Desk Sharing kann Ängste oder Bedenken abbauen.
- Flexibles Bürokonzept: Ein flexibles Bürokonzept ist entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung von Desk Sharing. Unternehmen wie coneon bieten maßgeschneiderte Bürokonzepte an, die auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind. Von der Auswahl der richtigen Möbel bis hin zur Gestaltung der Arbeitsflächen können Experten wie coneon Unternehmen bei der Umstellung unterstützen.
Checkliste Desk Sharing
Für manche Mitarbeitende mag die Vorstellung, ihren persönlichen Schreibtisch aufzugeben und in ein Desk Sharing-Konzept einzusteigen, zunächst beunruhigend sein. Wie Sie den Mitarbeitenden die Angst vor Veränderungen nehmen und was alles bei einer Umstellung auf Desk Sharing beachtet werden muss, finden Sie in unserer Checkliste: Einführung von Desk Sharing.
Fazit
Desk Sharing ist ein innovatives Konzept, das Unternehmen dabei hilft, Platz effizienter zu nutzen und Mitarbeitende flexibler arbeiten zu lassen. Die Einführung von Desk Sharing erfordert eine umfassende Planung und Vorbereitung, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllt werden. Mit einem flexiblen Bürokonzept von Experten wie coneon können Unternehmen die Vorteile des Desk Sharings optimal nutzen und eine moderne Arbeitsumgebung schaffen, die sowohl die Effizienz als auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördert.
Häufig gestellte Fragen zum Thema Desk Sharing:
Mitarbeitende können ihren Arbeitsplatz über spezielle Reservierungstools oder Software buchen, die es ihnen ermöglichen, einen verfügbaren Platz für einen bestimmten Zeitraum auszuwählen.
Die Privatsphäre kann durch akustische Trennungen oder flexible Raumgestaltungselemente verbessert werden. Dennoch ist sie im Desk Sharing Modell tendenziell geringer als bei festen Arbeitsplätzen.
Arbeitsplatzsicherheit kann durch klare Sicherheitsrichtlinien, Zugangskontrollen und Schulungen sichergestellt werden, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende ihre Arbeitsumgebung sicher nutzen.
Die maximale Anzahl von Mitarbeitenden, die sich einen Arbeitsplatz teilen können, hängt von der Bürogröße und der verfügbaren Ausstattung ab. Es gibt jedoch oft Richtlinien, um eine übermäßige Belegung zu verhindern.
Die IT-Infrastruktur sollte flexibel und anpassungsfähig sein, um den Bedürfnissen von wechselnden Nutzern gerecht zu werden. Dies umfasst die Bereitstellung von Laptops, drahtlosem Internetzugang und einem sicheren Netzwerk.
Desk Sharing fördert die spontane Zusammenarbeit, da Mitarbeitende sich an wechselnden Standorten befinden. Die Nutzung gemeinsamer Bereiche kann informelle Kommunikation und Teamarbeit erleichtern.
Unternehmen sollten klare Richtlinien für die Nutzung von Gemeinschaftsarbeitsplätzen festlegen, einschließlich Sauberkeit, persönlicher Verantwortung und Rücksichtnahme auf andere Nutzer.
Durch regelmäßiges Feedback, Mitarbeiterbefragungen und eine flexible Gestaltung der Arbeitsumgebung können Unternehmen sicherstellen, dass die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Desk Sharing Konzept berücksichtigt werden.
Diese Fragen sind gute Ausgangspunkte für Unternehmen, um ihre Mitarbeitenden über den Umstieg auf Desk Sharing zu informieren und ihnen mögliche Bedenken zu nehmen. Durch klare und präzise Antworten können Unternehmen das Verständnis und die Akzeptanz für Desk Sharing fördern. Haben Sie noch weitere Fragen?
Umsetzung eines Desk Sharing Konzepts
Coneon ist Ihr erfahrener Partner für die erfolgreiche Einführung von Desk Sharing und die Gestaltung maßgeschneiderter Bürokonzepte. Unser Expertenteam steht Ihnen zur Seite, um Ihre Arbeitsumgebung zu optimieren, Platz effizient zu nutzen und Mitarbeiterflexibilität zu fördern. Vertrauen Sie auf coneon GmbH - Ihren Partner für innovative Bürolösungen.
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