place2meet
Konferenzraum einrichten: Größe, Technik und Möblierung
Ein inspirierender und moderner Konferenzraum bereichert nicht nur den Büroalltag der Mitarbeitenden, sondern hinterlässt auch bei Kund:innen und Stakeholdern einen bleibenden Eindruck. Wer einen Konferenzraum einrichten möchte, beginnt deshalb am besten nicht beim Tisch, sondern bei den Menschen: Wie viele Personen kommen regelmäßig zusammen, wie wird dort gearbeitet – und was soll ein Meeting im besten Fall bewirken? Daraus leiten sich Raumgröße, Möblierung, Technik, Licht und Akustik ab. Allerdings erfordern Besprechungen nicht immer einen geschlossenen Raum. Mit einem maßgeschneiderten Konzept lassen sich Besprechungsbereiche schaffen, die den spezifischen Bedürfnissen sowohl der Belegschaft als auch des Unternehmens gerecht werden.
Besprechungszonen im Büro: Flexible Meetingbereiche ohne festen Raum
Nicht für jede Besprechung ist ein geschlossener Konferenzraum erforderlich. Offene Meetingzonen bieten Platz für spontane Abstimmungen, kurze Meetings und kreativen Austausch und entlasten so die buchbaren Besprechungsräume. Mit akustischen Trennelementen, mobilen Präsentationseinheiten, Sitzgruppen oder Hochtischen entstehen funktionale Besprechungsinseln direkt auf der Bürofläche.
Meetingboxen: Rückzugsorte für konzentrierte Gespräche
Meetingboxen sind eine Alternative zum klassischen Konferenzraum. Sie eignen sich für vertrauliche Gespräche, Videocalls oder Besprechungen in kleiner Runde. Als Raum-in-Raum-Lösung lassen sie sich flexibel auf der Bürofläche platzieren. Mit integrierter Technik, Beleuchtung und Belüftung ermöglichen sie konzentrierte Gespräche, ohne dass dafür ein größerer Besprechungsraum belegt werden muss.
Konferenzraum gestalten: Beleuchtung, Farben und Materialien
Beleuchtung: Für Konferenz- und Besprechungsräume nennt die DIN EN 12464-1 einen Wartungswert der Beleuchtungsstärke von 500 Lux. Dimmbare Leuchten oder Lichtszenen erleichtern den Wechsel zwischen Präsentation, Diskussion und Videokonferenz. Für Videocalls ist eine gleichmäßige, blendfreie Beleuchtung der Gesichter wichtig; Gegenlicht durch Fenster hinter den Sitzplätzen sollte vermieden oder durch Blendschutz reduziert werden.
Farben: Helle, ruhige Grundtöne lassen den Raum offen wirken und sorgen für ein natürliches Kamerabild. Farbige Akzente, etwa an einer Wand, im Teppich oder bei den Polstern, geben dem Raum Charakter und können die Corporate Identity aufgreifen.
Materialien: Matte Oberflächen reduzieren Spiegelungen auf Displays und im Kamerabild. Holz, Textilien und akustisch wirksame Paneele verbessern gleichzeitig Atmosphäre und Raumakustik. Bei Glaswänden schaffen Folierungen oder Vorhänge Sichtschutz für vertrauliche Gespräche.
Ergonomie und Flexibilität für lange und wechselnde Meetings
Damit auch lange Besprechungen konzentriert und angenehm bleiben, müssen Möblierung, Licht, Raumklima und Akustik zusammenpassen. Ergonomische Stühle, ausreichend Bewegungsfläche, eine gute Lüftung und eine angenehme Raumtemperatur sind dafür ebenso wichtig wie die Technik.
Größere Konferenzräume werden oft nicht nur für Meetings, sondern auch für Workshops, Präsentationen, Schulungen oder Veranstaltungen genutzt. Modulare Tische, mobile Trennwände, flexibel positionierbare Technik und ausreichend Stauraum ermöglichen es, den Raum schnell an das jeweilige Format anzupassen.
Besprechungsraum planen
Damit aus einer guten Idee ein Raum wird, der im Alltag wirklich funktioniert, lohnt sich ein genauer Blick auf die Planung. Um einen Konferenzraum einzurichten, wird zuerst die Nutzung festgelegt: Personenzahl, Meetingformate und Technikbedarf. Daraus ergeben sich die Eckwerte: rund 80 cm Tischbreite pro Person, mindestens 120 cm Tischtiefe bei gegenüberliegender Sitzordnung, je nach Raumgröße etwa 2 bis 3,5 m² Fläche pro Person, eine Display-Bildhöhe von rund einem Viertel des größten Sitzabstands, 500 Lux Beleuchtungsstärke und ein Hintergrundgeräuschpegel von höchstens 35 dB(A).
Ein gut geplanter Konferenz- oder Besprechungsraum muss zur tatsächlichen Nutzung im Unternehmen passen. Entscheidend ist deshalb nicht nur die Gestaltung: Raumgröße, Personenzahl, Möblierung, technische Ausstattung und Akustik sollten von Beginn an gemeinsam betrachtet werden.
Wie viele Personen nutzen den Raum regelmäßig? Finden dort vor allem interne Abstimmungen, Videokonferenzen, Kundentermine oder Workshops statt? Welche Anforderungen ergeben sich daraus an Tischgröße, Bewegungsflächen, Display, Beleuchtung und Raumakustik?
Auf Basis dieser Fragen lässt sich ein Besprechungsraum so planen, dass Fläche und Ausstattung zum Arbeitsalltag passen – vom kleinen Meetingraum bis zum großen Konferenzraum.
Vor der Planung klären
- Wie viele Personen sollen den Raum regelmäßig nutzen?
- Welche Meetingformate finden dort statt?
- Wie groß ist die verfügbare Fläche?
- Welche Tisch- und Sitzanordnung wird benötigt?
- Welche Videokonferenz- und Präsentationstechnik ist erforderlich?
- Welche Anforderungen bestehen an Akustik und Beleuchtung?
- Wie flexibel soll der Raum nutzbar sein?
- Welcher Kostenrahmen steht für Ausbau und Ausstattung zur Verfügung?
Konferenzraum-Technik: Display, Videokonferenz und Audio richtig planen
Die technische Ausstattung eines Besprechungsraums sollte bereits bei der Raumplanung berücksichtigt werden. Displaygröße, Kamera, Mikrofone, Lautsprecher sowie Strom-, Netzwerk- und Anschlussmöglichkeiten hängen von der Raumtiefe, der Sitzordnung und den typischen Meetingformaten ab.
Displaygröße nach Sitzabstand planen
Entscheidend ist nicht allein die Größe des Raums, sondern die Entfernung der am weitesten vom Display sitzenden Person und die Art der dargestellten Inhalte. Für Präsentationen und Videokonferenzen kann als praxisnaher Orientierungswert mit einer Bildhöhe von etwa einem Viertel des maximalen Sitzabstands geplant werden. Das entspricht bei einem 16:9-Display ungefähr 75 Zoll bis rund 3,7 Meter und 86 Zoll bis rund 4,3 Meter Sitzabstand.
Kamera und Videokonferenz
Die Kamera sollte alle vorgesehenen Sitzplätze erfassen können, ohne dass Teilnehmende am Rand dauerhaft außerhalb des Bildes liegen. Bei größeren oder flexibel möblierten Räumen können Weitwinkelkameras, automatische Sprechererkennung oder mehrere Kamerapositionen sinnvoll sein.
Mikrofone und Lautsprecher
Auch die Audioabdeckung muss zur Tisch- und Sitzanordnung passen. Jeder reguläre Sitzplatz sollte innerhalb des vorgesehenen Aufnahmebereichs der Mikrofone liegen. Bei größeren Konferenztischen oder langen Räumen reichen einzelne Tischmikrofone deshalb häufig nicht aus; hier können mehrere Mikrofone oder deckenintegrierte Systeme erforderlich sein.
Anschlüsse und Infrastruktur
Stromversorgung, Netzwerk, USB-C- beziehungsweise HDMI-Anschlüsse und gegebenenfalls Bodentanks sollten frühzeitig geplant werden. So lässt sich vermeiden, dass Kabel später über Verkehrswege geführt oder technische Komponenten nachträglich sichtbar ergänzt werden müssen.
Konferenzraum planen: Maße und Platzbedarf
Wie viel Platz ein Konferenz- oder Besprechungsraum benötigt, hängt von der Personenzahl, der Bestuhlung und der geplanten Nutzung ab. Für die Planung sind vor allem drei Maße entscheidend:
- Tischbreite pro Person: rund 80 cm, bei geringem Platzbedarf mindestens 70 cm.
- Tischtiefe bei gegenüberliegender Bestuhlung: mindestens 120 cm, komfortabel sind 140 bis 160 cm. Tische mit 80 cm Tiefe eignen sich nur für eine einseitige Bestuhlung.
- Abstand hinter den Stühlen: rund 80 bis 90 cm zum bequemen Aufstehen. Soll hinter den Sitzenden ein Durchgang frei bleiben, sind 1,00 bis 1,20 m ab Tischkante einzuplanen.
Ist der Bereich hinter den Stühlen ein Flucht- oder Hauptverkehrsweg, gelten die Mindestbreiten der Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR A1.8 und ASR A2.3): 0,875 m bei bis zu 5 Personen und 1,00 m bei bis zu 20 Personen. Zurückgeschobene Stühle dürfen diese Breite nicht einschränken.
Wie groß sollte ein Konferenzraum sein?
Die Raumgröße ergibt sich aus Tischgröße, Sitzplätzen und den Flächen rund um den Tisch. Die folgenden Richtwerte gelten für eine gegenüberliegende Bestuhlung ohne Stirnplätze mit 80 cm Breite pro Person, 140 cm Tischtiefe sowie 1,20 m Abstand an den Längsseiten und 1,00 m an den Stirnseiten:
- 4 Personen: Tisch ca. 160 × 140 cm, Raum ca. 14 m² (rund 3,6 × 3,8 m)
- 8 Personen: Tisch ca. 320 × 140 cm, Raum ca. 20 m² (rund 5,2 × 3,8 m)
- 12 Personen: Tisch ca. 480 × 140 cm, Raum ca. 26 m² (rund 6,8 × 3,8 m)
- 20 Personen: Tisch ca. 800 × 140 cm, Raum ca. 38 m² (rund 10,0 × 3,8 m)
Pro Person ergeben sich damit etwa 2 bis 3,5 m². Stirnplätze, Sideboards, eine Präsentationsfläche vor dem Display, eine U-Form oder Durchgänge, die als Fluchtweg dienen, erhöhen den Flächenbedarf. Tische für 20 Personen werden meist als modulare Tischanlage ausgeführt. Für Räume, die zusätzlich für Workshops oder Schulungen genutzt werden, sollte großzügiger geplant werden.
Raumakustik im Konferenzraum: Sprache klar verständlich machen
Eine gute Raumakustik ist für Besprechungs- und Konferenzräume entscheidend. Sprache muss auch über größere Distanzen verständlich bleiben, gleichzeitig sollten Lüftung, Technik und Geräusche aus angrenzenden Bereichen das Gespräch möglichst wenig stören.
Hintergrundgeräusche gering halten
Für Konferenz-, Schulungs- und Seminarräume wird ein A-bewerteter Hintergrundgeräuschpegel von höchstens 35 dB(A) empfohlen. Gemeint sind dabei Störgeräusche im Raum – beispielsweise durch technische Anlagen oder Geräusche von außen – und nicht die Lautstärke des eigentlichen Gesprächs.
Nachhall bereits bei der Planung berücksichtigen
Stark reflektierende Oberflächen können dazu führen, dass Sprache im Raum länger nachhallt und schlechter verständlich wird. Akustisch wirksame Decken- und Wandflächen sowie geeignete Materialien und Möblierung können dabei helfen, den Nachhall auf die jeweilige Raumgröße und Nutzung abzustimmen.
Videokonferenzen mitdenken
Eine gute Raumakustik verbessert nicht nur Gespräche vor Ort. Sie unterstützt auch Mikrofone und Konferenzsysteme dabei, Sprache klar zu übertragen und störende Reflexionen oder Nebengeräusche zu reduzieren.
Möblierung: Konferenztisch, Stühle und Tischform
Tischform: Rechteckige Tische sind flexibel und gut kombinierbar. Ovale oder bootsförmige Tische verbessern den Blickkontakt und richten die Sitzplätze besser auf Display und Kamera aus. Für Schulungen und Präsentationen eignet sich eine U-Form, für wechselnde Formate modulare Tische, die sich schnell umstellen lassen.
Konferenzstühle: Für Besprechungen, die regelmäßig länger als eine Stunde dauern, sind ergonomische Stühle mit einstellbarer Sitzhöhe und guter Rückenunterstützung sinnvoll. Für kurze Abstimmungen oder flexibel genutzte Räume eignen sich leichte Freischwinger oder stapelbare Stühle.
Ergänzende Möbel: Sideboards bieten Platz für Technik, Moderationsmaterial oder Catering. Whiteboards, beschreibbare Wände oder mobile Flipcharts unterstützen die gemeinsame Arbeit an Ideen.
Für eine gut organisierte Raumnutzung im geschäftigen Büroalltag bietet sich ein Raumbuchungssystem an. Damit lässt sich eine Doppelnutzung der Konferenzräume vermeiden und schnell und unkompliziert eine Fläche für Ihre Besprechung buchen.
Checkliste: Welche Ausstattung braucht ein Konferenzraum?
Welche Ausstattung tatsächlich nötig ist, hängt von Raumgröße und Meetingformaten ab. Diese Punkte gehören in den meisten Fällen zur Planung:
- Konferenztisch in passender Größe, bei Bedarf mit Anschlussfeld oder Elektrifizierung
- Ergonomische Konferenzstühle
- Display oder Projektionslösung, abgestimmt auf den Sitzabstand
- Kamera, Mikrofone und Lautsprecher für hybride Meetings
- Strom-, Netzwerk- und Medienanschlüsse (z. B. USB-C oder HDMI), gegebenenfalls Bodentanks
- Dimmbare, blendfreie Beleuchtung und Blendschutz an Fenstern
- Akustisch wirksame Decken-, Wand- oder Möbelflächen
- Whiteboard, beschreibbare Wand oder Flipchart
- Sichtschutz bei Glaswänden
- Lüftung bzw. Klimatisierung und Sideboard oder Stauraum
- Raumbuchungssystem, idealerweise mit Display an der Tür
Welche Faktoren beeinflussen die Kosten eines Konferenzraums?
Die Kosten für einen Konferenz- oder Besprechungsraum hängen von zahlreichen Faktoren ab. Entscheidend sind unter anderem die Raumgröße, die gewünschte Nutzung, das Ausstattungsniveau sowie der Umfang technischer und baulicher Maßnahmen.
Zu den wichtigsten Kostenfaktoren gehören:
- Größe und Anzahl der Besprechungsplätze
- Konferenztisch, Bestuhlung und individuelle Möblierung
- Display-, Video- und Audiotechnik
- Akustische Maßnahmen
- Beleuchtung und Elektroinstallation
- Netzwerk-, Strom- und Medienanschlüsse
- Sondermöbel und feste Einbauten
- bauliche Anpassungen und Montage
Deshalb sollte der gewünschte Kostenrahmen möglichst früh mit Nutzung, Raumgröße und technischen Anforderungen abgestimmt werden. So lassen sich Prioritäten festlegen und spätere Änderungen im Projektverlauf reduzieren.
Fazit: In fünf Schritten zum passenden Konferenzraum
- Nutzung klären: Personenzahl, Meetingformate, Vertraulichkeit und Anteil hybrider Meetings festlegen.
- Fläche berechnen: Tischgröße (rund 80 cm Breite pro Person, ab 120 cm Tiefe bei gegenüberliegender Bestuhlung) und Flächen rund um den Tisch bestimmen.
- Technik planen: Display, Kamera, Audio und Anschlüsse auf Raumtiefe und Sitzordnung abstimmen.
- Licht und Akustik berücksichtigen: 500 Lux, blendfreies Licht und höchstens 35 dB(A) Hintergrundgeräusch einplanen.
- Möblierung und Gestaltung festlegen: Tischform, Stühle, Materialien und Kostenrahmen frühzeitig abstimmen.
Alle Maße und Werte auf dieser Seite sind Orientierungswerte. Die konkrete Planung erfolgt immer projektbezogen. Stand: Oktober 2026.
Alle Räume im Büro - Entdecken Sie unsere Bürozonen
Häufige Fragen zu Konferenz- und Besprechungsräumen
Von der Raumgröße über Möblierung und Technik bis zur Akustik: Bei der Planung eines Konferenz- oder Besprechungsraums müssen verschiedene Anforderungen zusammenspielen. Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen.
Eine pauschale Raumgröße gibt es nicht. Bei gegenüberliegender Bestuhlung mit rund 80 cm Tischbreite pro Person und 140 cm Tischtiefe können etwa 2 bis 3,5 m² pro Person angesetzt werden: rund 14 m² für 4, 20 m² für 8, 26 m² für 12 und 38 m² für 20 Personen. Stirnplätze, Sideboards, eine U-Form oder Fluchtwege erhöhen den Flächenbedarf.
Zur typischen Ausstattung gehören Display oder Präsentationslösung, Kamera, Mikrofone, Lautsprecher sowie Strom-, Netzwerk- und Medienanschlüsse. Welche Technik tatsächlich benötigt wird, hängt von Raumgröße, Sitzordnung und den geplanten Meetingformaten ab.
Als Orientierung sollte die Bildhöhe etwa ein Viertel des Abstands zur am weitesten entfernten Person betragen. Bei einem 16:9-Display entspricht das ungefähr 75 Zoll für rund 3,7 m und 86 Zoll für rund 4,3 m Sitzabstand. Für sehr lange Räume kommen zwei Displays oder eine Projektion infrage.
Eine gute Raumakustik verbessert die Sprachverständlichkeit und unterstützt gleichzeitig Videokonferenzsysteme. Materialien, Decken- und Wandflächen sowie die Möblierung sollten deshalb so geplant werden, dass störender Nachhall und Hintergrundgeräusche reduziert werden.
Bei hybriden Besprechungen sollten Raum, Technik und Sitzordnung gemeinsam geplant werden. Kamera und Mikrofone müssen alle vorgesehenen Plätze zuverlässig erfassen, während Display und Lautsprecher für alle Teilnehmenden gut wahrnehmbar sein sollten. Gleichzeitig sind eine gute Raumakustik sowie ausreichend Strom-, Netzwerk- und Anschlussmöglichkeiten wichtig. Ziel ist, dass Personen im Raum und digital zugeschaltete Teilnehmende möglichst gleichberechtigt an der Besprechung teilnehmen können.
Am Anfang stehen die geplante Personenzahl und die Nutzung des Raums. Danach lassen sich Anforderungen an Fläche, Tisch- und Sitzordnung, Technik, Akustik, Beleuchtung und Flexibilität ableiten. Je früher diese Punkte gemeinsam betrachtet werden, desto besser lassen sich spätere Änderungen vermeiden.
Zur Grundausstattung gehören ein Konferenztisch in passender Größe, ergonomische Stühle, ein Display oder eine Projektionslösung, Strom- und Datenanschlüsse sowie eine gute Beleuchtung und Raumakustik. Für hybride Meetings kommen Kamera, Mikrofone und Lautsprecher hinzu. Whiteboard, Sichtschutz und ein Raumbuchungssystem ergänzen die Ausstattung.
Für Konferenz- und Besprechungsräume nennt die DIN EN 12464-1 einen Wartungswert der Beleuchtungsstärke von 500 Lux. Dimmbares Licht, Blendschutz an Fenstern und eine gleichmäßige Beleuchtung der Gesichter sind besonders bei Videokonferenzen wichtig.
Vom ersten Gespräch bis zum fertigen Meetingraum
Ein Konferenzraum ist am Ende so gut, wie er zum Unternehmen und zu den Menschen passt, die ihn nutzen. Deshalb beginnen wir bei coneon nicht mit dem Möbelkatalog, sondern mit Fragen: Wie arbeiten Ihre Teams? Welche Meetings finden wirklich statt – und welche fehlen heute vielleicht ganz? Aus den Antworten entwickeln unsere PlanerInnen gemeinsam mit Ihnen ein Konzept, das Konferenzräume, Besprechungsinseln und Meetingboxen sinnvoll verbindet, und begleiten es bis zur Umsetzung.
Sie planen neue Meetingflächen oder möchten bestehende Räume besser nutzen? Erzählen Sie uns von Ihrem Vorhaben – wir freuen uns auf Ihre Nachricht.
