Effektiv arbeiten im Homeoffice
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Effektiv arbeiten im Homeoffice

Wichtige Tipps & Checkliste zum Download als Plakat

Durch die Corona Pandemie haben etliche Firmen die Arbeit auf Homeoffice umgestellt. Auf die Schnelle wurden die nötigsten Geräte organisiert und irgendwie ein Online-Zugriff eingerichtet. Vielen Arbeitgebern blieb nicht viel Zeit für die Beschaffung von Möbeln oder Geräten. Wir möchten Sie mit unserer Expertise zum Thema Homeoffice unterstützen und beantworten Ihnen folgende Fragen:

 

  • Wie stelle ich sicher, dass meine Mitarbeiter auch im Homeoffice effektiv arbeiten können?
  • Worauf muss ich bei der Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes achten?
  • Gibt es Pflichten für den Arbeitgeber?

Auch die Überlegung, dass Homeoffice zum Standard werden könnte, ist nicht ganz unbegründet. Laut einer Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung, könnten mehr als 40 % aller Arbeitnehmer ihren Job genauso gut auch zu Hause ausüben. Durch die Vernetzungsmöglichkeiten sind wir heutzutage nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden und außerdem bringt die Heimarbeit auch viele Vorteile mit sich. Damit die Arbeit im Homeoffice gelingt, gibt es viele Tipps und Ideen. Auch wir haben uns für Sie schlau gemacht und die wichtigsten Tipps zusammengestellt.

Homeoffice-Checklist-Poster

Auch mit eigenem Firmenlogo

Laden Sie sich unsere Tipps zusammengefasst als praktisches Poster für Ihre Mitarbeiter herunter. Für ein einheitliches Corporate Design platzieren wir gerne Ihr Firmenlogo kostenlos auf dem Plakat. Senden Sie uns dazu einfach Ihr Firmenlogo an carina.krenzer@coneon.de.

 

Poster zum Homeoffice herunterladen

Tipps zur Arbeitsplatzeinrichtung

 

Wählen Sie einen Raum mit möglichst viel Tageslicht und achten Sie im Allgemeinen darauf, dass der Raum gleichmäßig ausgeleuchtet ist (vermeiden Sie dabei „flimmernde“ Leuchtmittel). Platzieren Sie den Schreibtisch möglichst seitlich entlang eines Fensters und stellen Sie eine räumliche Trennung zu Ihrem Wohnbereich her, bei Bedarf durch zusätzliche, freistehende Trennwände.

 

Berücksichtigen Sie bei der Positionierung des Monitors, dass sich möglichst kein Licht darin spiegelt oder Sie ins Gegenlicht schauen müssen. Positionieren Sie den Monitor je nach Größe 40-75cm vor sich. Stellen Sie die Höhe des Bildschirms ein, sodass die oberste Bildschirmzeile leicht unterhalb der waagerechten Sehachse liegt und der Sichtwinkel nach unten mindestens 20 Grad beträgt. Der Monitor darf dabei leicht schräg gestellt sein.

Tipp: Benutzen Sie für das Arbeiten mit dem Notebook eine separate Tastatur, eine Maus und einen externen Monitor.

Ergonomie

Anforderungen an den Schreibtisch

Wählen Sie den Schreibtisch mindestens in einer Größe von 160x80cm. Entscheiden Sie sich bei der Schreibtischplatte für ein Material, das nicht spiegelt. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl, dass die Beinraumbreite nicht kleiner als 85cm ist (besser sind 120cm oder mehr). Verwenden Sie möglichst einen höhenverstellbaren Schreibtisch. Grundsätzlich haben Sie dadurch die Möglichkeit, diesen auf Ellenbogenhöhe (bei aufrechter Sitzposition) einzustellen, um Rückenbeschwerden zu vermeiden. Weiterhin bietet sich dadurch der Vorteil, die Arbeitshaltung besser zu variieren (bis hin zum stehenden Arbeiten), um der Ermüdung des Körpers entgegenzuwirken.

Tipp: Ändern Sie von Zeit zu Zeit die Sitzhaltung und machen Sie Bewegungspausen.

Richtig sitzen mit einem ergonomischen Bürostuhl

Wählen Sie des Weiteren einen Bürostuhl, der höhenverstellbar ist und eine hohe Standsicherheit bietet. Berücksichtigen Sie auch, dass die Rücken- und Armlehnen flexibel verstellbar sind. Achten Sie bei der Einstellung darauf, dass die Rückenlehne in allen Sitzpositionen unterstützend wirkt und die Armlehnen möglichst Tischniveau haben. Nutzen Sie beim Sitzen die volle Sitzfläche.

Tipp: Für die Körperhaltung gilt, dass sich alles an 90-Grad orientiert.

Hier noch ein paar wertvolle Gesundheitsapps:

 

  • Rise & Recharge (erinnert an Bewegungspausen)
  • RückenDoc (Tipps für Rückenbeschwerden)
  • Water Time (Erinnerung ans Wasser trinken)

Technische Ausstattung

 

Geräteausstattung

Bei der Ausstattung eines Homeoffice steht vor allem die Leistungsfähigkeit im Vordergrund. Durch eine geeignete Ausrüstung kann der Arbeitsprozess und auch die Augen- und Rückengesundheit enorm gestärkt werden. Da nutzt es nichts, an falscher Stelle zu sparen. Neben dem Schreibtisch und Bürostuhl gehört auch ein zusätzlicher großer Bildschirm, eine separate Tastatur und Maus und gegebenenfalls ein Headset zur Grundausstattung. Gerne bieten wir Ihnen dazu unsere Homeoffice-Produkte an.

Internet- und Netzwerkverbindungen und Datenschutz

Achten Sie bei einer W-LAN Verbindung auf eine WPA/WPA2-Verschlüsselung. Gerade bei sensiblen Daten sollten Sie sich von Ihrer IT-Abteilung ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) einrichten lassen, damit die Firmendaten vor Hackerangriffen geschützt sind. Darüber können die Mitarbeiter auf alle wichtigen firmeninternen Daten zugreifen. Zu empfehlen ist eine Remote-Desktop-Verbindung zum Terminalserver. Dabei sind alle wichtigen Programme auf dem Server vorinstalliert und können uneingeschränkt genutzt werden. Sorgen Sie für den Schutz Ihrer Geräte durch Firewall und Verschlüsselung der Festplatten und externen Datenträger.

 

Lassen Sie sich von Ihrer IT-Abteilung über weitere Schutzmaßnahmen, Programmupdates und mögliche Anbindungen, wie VPN, VPC (Virtual Private Clouds) und MDM-Software-Anwendungen beraten. Versuchen Sie außerdem die Verwendung von privaten Geräten zu minimieren und die private und berufliche Internet-Nutzung strikt zu trennen.

Telefonieren im Homeoffice

Durch moderne Telekommunikationslösungen und netzbasierte Telefonanlagen ist es möglich, genauso von zu Hause zu telefonieren, wie im Büro. Ankommende Anrufe können ganz einfach weitergeleitet werden und bei abgehenden Anrufen, auch übers Handy, kann die entsprechende Firmen-Durchwahl angezeigt werden. Dadurch können Sie Ihr Smartphone nutzen, ohne dass private Nummern weitergegeben werden.

 

Verantwortung des Arbeitgebers

In Deutschland gibt es keinen Rechtsanspruch auf Homeoffice. Der Arbeitgeber entscheidet über die Dauer der Heimarbeit des Mitarbeiters. Bei regelmäßiger oder überwiegender Arbeit im Homeoffice ist jedoch eine Betriebsvereinbarung ratsam, die festhält, wie der Heimarbeitsplatz ausgestattet werden soll und handzuhaben ist. Grundsätzlich gilt, dass der Arbeitgeber trotz Homeoffice weiter die Verantwortung für Ihren Arbeitsplatz trägt. Daher gelten auch hier die allgemeinen Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes und des Arbeitszeitgesetzes. Auch die Berufsunfallversicherung gilt zu Hause weiter.

Hilfreiche Programme

Schon heute finden Sie im Internet eine große Auswahl an hilfreichen Programmen, welche die Arbeit im Homeoffice und die Kommunikation mit den Kollegen vereinfachen. Beispiele sind Google Drive, Dropbox oder Owncloud für die Datenspeicherung; Wetransfer, Firefox Send oder Terashare für die Datenübertragung. Teamviewer, Smartsheet oder Anydesk Free für die Fernwartung; Rescue Time, Stay Focused oder Manic Time für fokussiertes Arbeiten und Teams (Microsoft), Asana oder Absence für die Kommunikation, Projektbearbeitung und Zeiterfassung.

Sinnvolle Beschäftigung für Kinder während Ihrer Homeoffice Zeit

Auch in Zeiten der Corona-Krise, während des Schulausfalles ist es wichtig für eine gute Bildung Ihrer Kinder zu sorgen. Hier bieten das Internet und Fernsehen viele Möglichkeiten. Testen Sie Lernportale, wie Sofatutor, Scoyo, Anton oder Lehrermarktplatz oder werfen Sie einen Blick in die Kreativangebote, wie Stop Motion, Puppet, Digitalwerkstatt Box, Kunst Studio. Nutzen Sie TV-Lernsendungen, Netflix oder Amazon Video zum Beispiel für Dokuserien über Natur- und Pflanzenwelt für alle Altersklassen.

Kommunikation

Einen reibungslosen Austausch ermöglichen und verantwortungsbewusst nutzen

Im normalen Büroalltag ist es durch den direkten Kontakt einfacher und auch gewohnter, Informationen an die Kollegen weiterzugeben oder Abstimmungen vorzunehmen. Die Herausforderung aktuell ist, die Kommunikation im Unternehmen und zwischen den einzelnen Mitarbeitern auch im Homeoffice weiter zu gewährleisten. Es werden feste Absprachen und Alternativen zum persönlichen Gespräch benötigt. Programme wie z.B. Slack oder Microsoft Teams ermöglichen durch Chatfunktionen und Online-Meetings eine schnelle Absprache im Team oder mit einzelnen Kollegen. Die Chatfunktion dient nur für die betriebliche Kommunikation und sollte nicht missbraucht werden. Nutzen Sie zudem Videokonferenzen um den Face-to-Face Kontakt aufrechtzuhalten. Durch Geschriebenes entstehen oftmals ungewollte Missverständnisse, die sich über die Körpersprache vermeiden lassen. Einer der bekanntesten Anbieter für Videomeetings ist Zoom.

Transparenz im Team

Ein An- und Abmelden bei seinen Teamkollegen zum Start in den Arbeitstag, Feierabend oder in die Mittagspause sorgt für Klarheit und Struktur im Team, was nicht zuletzt durch verschiedene Progamme mit Abwesenheitsmeldung schnell ermöglicht werden kann und einen guten Überblick verschafft. Tägliche Absprachen im Team zur besseren Koordinierung der Aufgaben und Herausforderungen sollten zeitlich festgelegt sein, um somit den Austausch untereinander beizubehalten und sich gegenseitig zu stärken. Des Weiteren helfen Projektmanagementtools wie z.B: Asana und Trello um eine Übersicht der Aufgaben für den jeweiligen Mitarbeiten zu erstellen und dessen Arbeitsfortschritt zu verfolgen.

 

Fazit ist: Lieber zu viel Kommunikation im Team als zu wenig. Dabei ist darauf zu achten, dass die Kommunikation immer wertschätzend, konstruktiv und respektvoll bleibt.

Fokussiert arbeiten

Geregelte Zeiten setzen und Ablenkungen minimieren

Struktur und geregelte Arbeitszeiten sind auch im Homeoffice wichtig. Dabei hilft es, die gewohnten Aufstehzeiten beizubehalten und die übliche Berufskleidung zu tragen. Wenn möglich, den Arbeitsplatz vom alltäglichen Geschehen (Familienleben/Partner/Mitbewohnern) räumlich, als auch zeitlich separieren und sich klare Tagesziele setzen. Dabei kann die Eisenhower-Matrix oder die „Eat the Frog“-Methode helfen produktiv zu bleiben. Auch die Kommunikation mit Kollegen und die Erreichbarkeit in bestimmte Zeiten einzuteilen ist von Vorteil, damit auch wichtige Pausen nicht zu kurz kommen und Ablenkungen minimiert werden.

 

Gerade die Pausen helfen, um aufzutanken und im Anschluss wieder effektiv und fokussiert weiter arbeiten zu können. Neben einer größeren Mittagspause empfiehlt es sich nach ca. 90 Minuten kleinere 5 – 10-minütige Kaffee- oder Teepausen anzusetzen. Da im Homeoffice oft die Grenze zwischen Privat und Arbeit verschwimmt, kann es förderlich sein, sich vorab eine fixe Start- und Feierabendzeit zu definieren und sich bei den Kollegen offiziell für den Tag an- und abzumelden.

Eine gute Atmosphäre schaffen

Akustik, Klima und Licht

Auch beim Arbeiten von zuhause aus bedarf es einer produktionsfördernden Atmosphäre. Das Thema Klima und Akustik spielt nicht nur in Bürogebäuden eine Rolle. Regelmäßige Belüftung der Räume, eine Temperatur zwischen 19° und 21°, Tageslicht oder ausreichende Beleuchtung sind wichtige Faktoren um einen klaren und fokussierten Kopf zu behalten. Arbeitsbereiche deutlich abzugrenzen durch Raumteiler oder separate Räume, unterstützt das Bewusstsein sich im Arbeitsmodus zu befinden. Auch Ohrstöpsel unterdrücken viele Umgebungsgeräusche, minimieren Ablenkungen und fördern die Produktivität. Um eine gute Grenze zwischen Wohn- und Arbeitsatmosphäre zu schaffen, ist es ratsam während der Pausen den Arbeitsbereich bewusst zu verlassen.

 

Dezente Dekoration, Pflanzen und ein aufgeräumter Schreibtisch

Pflanzen, geeignetes Arbeitsplatz-mobiliar und Teppiche schlucken u.a. nicht nur Geräusche, sondern tragen zum allgemeinen Wohlbefinden bei. Zu viel Dekoration oder privater Papierkram lenken ab und verhindern das konzentrierte Arbeiten. Hier empfiehlt es sich die Clean Desk Policy einzuführen, damit der Arbeitsbereich ordentlich und strukturiert bleibt. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass Sie sich vornehmen, am Ende jedes Arbeitstages Ihren Schreibtisch aufzuräumen.

Gesundheit

Bewegung

Es ist wichtig Bewegung in den Arbeitsalltag im Homeoffice zu integrieren. Bewegungsmangel führt schneller zu Müdigkeit und unkonzentriertem Arbeiten und kann langfristig die Entstehung verschiedenster Erkrankungen begünstigen. Dynamisches Sitzen (siehe Punkt „Ergonomie“), Übungen am Schreibtisch, wie z.B. Kopf-, Schulter-, und Armkreisen, sowie regelmäßige Bewegungspausen tragen dazu bei, Verspannungen im Rücken vorzubeugen kann dem Mangel aktiv entgegenwirken. Wem es hier an Ideen fehlt, kann auf zahlreiche Online-Programme oder Smartphone-Apps zurückgreifen.

Ernährung

Eine gesunde Ernährung ist ebenfalls ausschlaggebend und eine gute Vorbereitung erleichtert es erheblich. Ein toller Tipp: Erstellen Sie einen Ernährungsplan für die ganze Woche. Planen Sie geregelte Mahlzeiten, die dabei helfen, Struktur in den Alltag im Homeoffice zu bringen. In den Pausen können Sie Kraft tanken, damit Sie danach wieder leistungsfähig und effizient sind. Vor dem Einkauf ist es nützlich, sich eine Liste Ihrer Vorräte zu machen und im Internet zu recherchieren, wie Sie diese zubereiten können.

Hygiene

Auch in hygienischer Hinsicht können Sie einiges tun um der Verbreitung der Viren entgegen zu wirken. Neben dem Einhalten von Abständen zu anderen, ggf. erkrankten Personen ist es ratsam bei einer eigenen Erkrankung möglichst im Haus zu bleiben. Das Berühren der Augen, Nase und des Mundes auf ein Minimum zu reduzieren und häufiges Händewaschen einzuführen. Beim Husten und auch Niesen ist ein Taschentuch vorzuhalten und die Reinigung/Desinfizierung sämtlicher Oberflächen in regelmäßigen Abständen vorzunehmen.

Fragen zum Thema Homeoffice?

Wir sind gerne für Sie da. Rufen Sie uns einfach an, oder schreiben Sie uns eine E-Mail.

 

Tel. 02772 57697-0

 

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