Das Desk-Sharing ist ein Ansatz der modernen Büroplanung, um Agilität und Effizienz von Arbeitsplätzen zu fördern. Im Kern beschreibt das Desksharing in der modernen Arbeitswelt die Mehrfachbenutzung eines Büroarbeitsplatzes durch mehrere Mitarbeiter aufgrund unterschiedlicher Anwesenheitszeiten. Gerade in Zeiten von Homeoffice kann dies eine sinnvolle Ergänzung für die Arbeit im Büro sein. Im vorliegenden Beitrag erklärt coneon, was Desk-Sharing ist, welche Arten es gibt und was Unternehmen beachten sollten, wenn sie ein solches Konzept der geteilten Schreibtische in ihren Büros einführen möchten.
Desk-Sharing ist ein Konzept, bei dem Arbeitsplätze und Schreibtische nicht mehr fest an einzelne Mitarbeiter zugewiesen sind, sondern von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden können. Durch die gemeinsame Ressourcennutzung von Räumen und Arbeitsflächen können Unternehmen Platz effizienter nutzen und Kosten senken. Gleichzeitig ermöglicht diese Arbeitsplatzteilung den Mitarbeitern, je nach Bedarf ihren Arbeitsplatz zu wählen und in verschiedenen Abteilungen oder Teams zu arbeiten.
Desk-Sharing bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, von denen sowohl das Unternehmen selbst als auch die Mitarbeiter profitieren. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
Die Desk-Sharing-Quote gibt an, wie viele Arbeitsplätze im Verhältnis zu den Mitarbeiter verfügbar sind. Die Anzahl der Arbeitsplätze ist geringer als die Anzahl der Beschäftigten, was Kosten spart und flexible Arbeit fördert. Die Ermittlung variiert je nach Unternehmen, kann sich an der Nutzung der Arbeitsplätze orientieren und durch Anpassung der Berechnungsgrundlage oder Anwesenheitsstatistiken erfolgen, z. B. mit einer Workforce Management Software. Das Ergebnis könnte beispielsweise 1:1,25 sein – 16 Arbeitsplätze für 20 Mitarbeitende das bedeutet einen Belegungsgrad von 80 %. In der Praxis kann das jedoch variieren. (siehe Grafik)
Bei der Einführung von Desk-Sharing können Mitarbeiter verschiedene Bedenken haben. Hier sind drei häufig genannte Sorgen, die Mitarbeiter äußern könnten:
Diese Bedenken betonen die Notwendigkeit für Unternehmen, transparente Kommunikation zu fördern, klare Richtlinien einzuführen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in den Prozess der Einführung von Desk-Sharing einbezogen werden, um ihre Bedenken zu verstehen und zu adressieren.
Für manche Mitarbeiter mag die Vorstellung, ihren persönlichen Schreibtisch aufzugeben und in ein Desk-Sharing-Konzept einzusteigen, zunächst beunruhigend sein. Wie Sie den Mitarbeitern die Angst vor Veränderungen nehmen und was alles bei einer Umstellung auf Desk-Sharing beachtet werden muss, finden Sie in unserer Checkliste: Einführung von Desk-Sharing.
Die Einführung von Desk-Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Hier sind einige Punkte, die Unternehmen beachten sollten:
Coneon ist Ihr erfahrener Partner für die erfolgreiche Einführung von Desk-Sharing und die Gestaltung maßgeschneiderter Bürokonzepte.
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