Desk-Sharing: Vorteile und Tipps zur Umsetzung
Wie Unternehmen von flexiblen Bürostrukturen profitieren
Das Desk-Sharing ist ein Ansatz der modernen Büroplanung, um Agilität und Effizienz von Arbeitsplätzen zu fördern. Im Kern beschreibt das Desksharing in der modernen Arbeitswelt die Mehrfachbenutzung eines Büroarbeitsplatzes durch mehrere Mitarbeiter aufgrund unterschiedlicher Anwesenheitszeiten. Gerade in Zeiten von Homeoffice kann dies eine sinnvolle Ergänzung für die Arbeit im Büro sein. Im vorliegenden Beitrag erklärt coneon, was Desk-Sharing ist, welche Arten es gibt und was Unternehmen beachten sollten, wenn sie ein solches Konzept der geteilten Schreibtische in ihren Büros einführen möchten.
Was ist Desk-Sharing?
Desk-Sharing ist ein Konzept, bei dem Arbeitsplätze und Schreibtische nicht mehr fest an einzelne Mitarbeiter zugewiesen sind, sondern von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden können. Durch die gemeinsame Ressourcennutzung von Räumen und Arbeitsflächen können Unternehmen Platz effizienter nutzen und Kosten senken. Gleichzeitig ermöglicht diese Arbeitsplatzteilung den Mitarbeitern, je nach Bedarf ihren Arbeitsplatz zu wählen und in verschiedenen Abteilungen oder Teams zu arbeiten.
Vorteile des Desk-Sharing:
Desk-Sharing bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, von denen sowohl das Unternehmen selbst als auch die Mitarbeiter profitieren. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
- Kostenersparnis: Durch den Verzicht auf feste Arbeitsplätze können Unternehmen Platz und Ressourcen effizienter nutzen und dadurch Kosten senken. Dies ermöglicht Investitionen in andere Bereiche des Unternehmens.
- Flexibilität und Effizienz: Desk-Sharing gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, je nach Aufgabe oder Projekt den passenden Arbeitsplatz zu wählen. Dadurch können sie ihre Produktivität steigern und effizienter arbeiten.
- Kommunikation und Zusammenarbeit: Das Teilen von Arbeitsplätzen fördert den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern. Durch die Nähe zueinander werden spontane Interaktionen und Teamarbeit erleichtert.
- Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter schätzen die Flexibilität, die Desk-Sharing bietet. Sie können ihren Arbeitsplatz entsprechend ihren individuellen Bedürfnissen anpassen und sich in einer angenehmen Arbeitsumgebung wohlfühlen.
- Nachhaltigkeit: Desk-Sharing unterstützt auch nachhaltige Bürokonzepte. Durch die gemeinsame Nutzung von Ressourcen werden Energie- und Materialverbrauch reduziert, was zu einer positiven Umweltauswirkung beiträgt.
Was ist Desk-Sharing-Quote und wie wird sie berechnet?
Die Desk-Sharing-Quote gibt an, wie viele Arbeitsplätze im Verhältnis zu den Mitarbeiter verfügbar sind. Die Anzahl der Arbeitsplätze ist geringer als die Anzahl der Beschäftigten, was Kosten spart und flexible Arbeit fördert. Die Ermittlung variiert je nach Unternehmen, kann sich an der Nutzung der Arbeitsplätze orientieren und durch Anpassung der Berechnungsgrundlage oder Anwesenheitsstatistiken erfolgen, z. B. mit einer Workforce Management Software. Das Ergebnis könnte beispielsweise 1:1,25 sein – 16 Arbeitsplätze für 20 Mitarbeitende das bedeutet einen Belegungsgrad von 80 %. In der Praxis kann das jedoch variieren. (siehe Grafik)
Häufigste Bedenken der Mitarbeitenden / Herausforderungen des Desk-Sharings
Bei der Einführung von Desk-Sharing können Mitarbeiter verschiedene Bedenken haben. Hier sind drei häufig genannte Sorgen, die Mitarbeiter äußern könnten:
- Mangelnde Privatsphäre und Personalisierung: Mitarbeiter könnten besorgt sein, dass ihnen durch Desk-Sharing ein persönlicher Raum fehlt. Die Unfähigkeit, einen festen Arbeitsplatz zu haben, könnte die Möglichkeit einschränken, den eigenen Arbeitsbereich zu personalisieren und eine gewisse Privatsphäre zu wahren.
- Kommunikationsprobleme und Teamzusammenarbeit: Die Mitarbeiter könnten Bedenken hinsichtlich der effektiven Zusammenarbeit und Kommunikation äußern. Wenn Teams nicht mehr physisch nah beieinander sitzen, könnte dies die spontane Interaktion und den Informationsaustausch beeinträchtigen.
- Unsicherheit bezüglich Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen: Mitarbeiter könnten sich Sorgen machen, dass es nicht ausreichend Arbeitsplätze gibt, insbesondere in stark frequentierten Büros. Die Unsicherheit, ob sie immer einen freien Platz finden, wenn sie ihn benötigen, könnte zu Stress und Unannehmlichkeiten führen.
Diese Bedenken betonen die Notwendigkeit für Unternehmen, transparente Kommunikation zu fördern, klare Richtlinien einzuführen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter in den Prozess der Einführung von Desk-Sharing einbezogen werden, um ihre Bedenken zu verstehen und zu adressieren.
Checkliste Desk-Sharing
Für manche Mitarbeiter mag die Vorstellung, ihren persönlichen Schreibtisch aufzugeben und in ein Desk-Sharing-Konzept einzusteigen, zunächst beunruhigend sein. Wie Sie den Mitarbeitern die Angst vor Veränderungen nehmen und was alles bei einer Umstellung auf Desk-Sharing beachtet werden muss, finden Sie in unserer Checkliste: Einführung von Desk-Sharing.
Was sollten Unternehmen bei der Einführung von Desk-Sharing beachten?
Die Einführung von Desk-Sharing erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Hier sind einige Punkte, die Unternehmen beachten sollten:
- Infrastruktur: Es ist wichtig sicherzustellen, dass ausreichend Arbeitsplätze, sowie technische Ausstattung und Ressourcen vorhanden sind, um die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu erfüllen.
- Kommunikation und Schulung: Mitarbeiter sollten gut informiert und geschult werden, um das neue Konzept zu verstehen und erfolgreich zu nutzen. Die Kommunikation über den Zweck und die Vorteile von Desk-Sharing kann Ängste oder Bedenken abbauen.
- Flexibles Bürokonzept: Ein flexibles Bürokonzept ist entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung von Desk-Sharing. Unternehmen wie coneon bieten maßgeschneiderte Bürokonzepte an, die auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind. Von der Auswahl der richtigen Möbel bis hin zur Gestaltung der Arbeitsflächen können Experten wie coneon Unternehmen bei der Umstellung unterstützen.
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