Büroumzug planen: Checkliste und Umzugsmanagement
Gut vorbereitet ins neue Büro
Ein Büroumzug verbindet viele Aufgaben: Die neue Fläche muss vorbereitet, die Einrichtung geplant und der Transport von Möbeln und IT organisiert werden. Gleichzeitig benötigen Mitarbeitende, KundInnen und GeschäftspartnerInnen klare Informationen darüber, wann und wie Ihr Unternehmen erreichbar ist. Ein abgestimmter Ablauf mit festen Verantwortlichkeiten hilft, Unterbrechungen im Arbeitsalltag zu begrenzen.
coneon unterstützt Sie bei der Planung und Umsetzung Ihres Firmenumzugs. Gemeinsam mit unseren Partnern aus der Logistikbranche koordinieren wir den Umzug und verbinden ihn bei Bedarf mit Büroplanung, Innenausbau sowie Lieferung und Montage der Einrichtung. Unsere Checkliste auf dieser Seite hilft Ihnen, die einzelnen Schritte zu strukturieren und Ihre Vorbereitung im Blick zu behalten.
Umzugsmanagement: Planung, Transport und Einrichtung
Ein Firmenumzug braucht einen abgestimmten Ablauf: Welche Möbel ziehen mit, wann werden Arbeitsplätze abgebaut und wie wird die Einrichtung am neuen Standort zugeordnet? coneon plant und koordiniert Ihren Büroumzug gemeinsam mit bewährten Partnern aus der Logistikbranche. Dazu gehören die Abstimmung von Verpackung und Transport, der Möbelaufbau sowie die Koordination des IT-Umzugs mit den zuständigen Fachleuten.
Wir stimmen Umzug, Lieferung und Montage der Einrichtung aufeinander ab. So greifen die einzelnen Aufgaben ineinander, und Ihr Team erhält klare Informationen zum Ablauf und zum Start am neuen Standort.
Gestaltung der neuen Büroräume
Ein Büroumzug bietet die Gelegenheit, die neue Fläche auf Ihre Arbeitsweise abzustimmen. Welche Bereiche braucht Ihr Team für konzentriertes Arbeiten, Besprechungen und Austausch? Welche vorhandenen Möbel passen in das neue Konzept? coneon unterstützt Sie bei der Raumaufteilung, der Auswahl der Einrichtung und der Planung Ihrer neuen Arbeitswelt.
Wenn Ausbauarbeiten erforderlich sind, verbinden wir Büroplanung, Innenausbau und Einrichtung mit dem Umzugsablauf. So lassen sich die Vorbereitung der Räume und der Einzug gemeinsam planen.
Checkliste für Ihren Büroumzug
Planen Sie Ihren Büroumzug Schritt für Schritt: von der Vorbereitung über den Transport bis zum Start am neuen Standort. Unsere kostenlose PDF-Checkliste hilft Ihnen, die wichtigsten Aufgaben im Blick zu behalten.
Laden Sie die Checkliste herunter oder öffnen Sie die einzelnen Planungsschritte weiter unten auf dieser Seite.
- Eine Projektleitung und Ansprechpersonen aus den betroffenen Abteilungen benennen.
- Umzugstermin, wichtige Meilensteine und verfügbares Budget festlegen.
- Kündigungsfristen des bisherigen Mietvertrags und den Beginn des neuen Mietverhältnisses aufeinander abstimmen.
- Übergabetermine und erforderliche Renovierungsarbeiten an der alten und neuen Fläche klären.
- Vereinbaren, was mit vorhandenen Einbauten wie Küchen und Einbauschränken geschieht.
- Festlegen, welche Geschäftsabläufe während des Umzugs verfügbar bleiben müssen.
- Möbel, Geräte und weitere Ausstattung erfassen und entscheiden, was mitzieht, ersetzt oder aussortiert wird.
- Einen Möblierungsplan mit eindeutigen Raum- und Arbeitsplatzbezeichnungen erstellen.
- Stromversorgung, Netzwerkanschlüsse und die benötigte technische Ausstattung am neuen Standort abstimmen.
- Lieferung, Montage und gegebenenfalls Ausbauarbeiten zeitlich mit dem Umzug koordinieren.
- Das Team regelmäßig über Zeitplan, Zuständigkeiten und die Organisation der ersten Arbeitstage informieren.
- KundInnen, LieferantInnen und weitere GeschäftspartnerInnen über geänderte Kontaktdaten und Erreichbarkeiten informieren.
- Erforderliche Adressänderungen und Meldungen mit den zuständigen internen Stellen abstimmen.
- Versorgungsverträge für den alten und neuen Standort abstimmen sowie Telefon- und Internetanschlüsse rechtzeitig beauftragen.
- Einen Nachsendeauftrag einrichten und gedruckte Unterlagen mit der bisherigen Adresse prüfen.
- Website, E-Mail-Signaturen, Geschäftsausstattung und relevante Unternehmensprofile aktualisieren.
- Den Umzug von Netzwerk, Telefonie und IT-Systemen mit den verantwortlichen Fachleuten planen.
- Datensicherung, Wiederherstellung und Funktionstests vorab abstimmen.
- Zufahrten, Transportwege, Aufzüge und besondere Anforderungen schwerer oder empfindlicher Gegenstände prüfen.
- Benötigte Aufzüge und Ladebereiche mit der Gebäudeverwaltung für den Umzug abstimmen.
- Bei Leasinggeräten die vertraglichen Vorgaben für einen Standortwechsel prüfen und erforderliche Zustimmungen einholen.
- Kartons, Möbel und Geräte nach dem Zielraum und gegebenenfalls dem Arbeitsplatz kennzeichnen.
- Den Zustand der neuen Räume bei der Übergabe dokumentieren und die Reinigung vor dem Einzug organisieren.
- Zugänge und Schlüssel für beide Standorte organisieren.
- Eine erreichbare Ansprechperson für Umzugsteam, Mitarbeitende und Dienstleister festlegen.
- Transport und Aufbau anhand des abgestimmten Ablaufplans begleiten.
- Möbel, Kartons und Geräte den vorgesehenen Bereichen zuordnen.
- Schäden, fehlende Gegenstände und offene Aufgaben dokumentieren.
- Internet, Telefonie, Zugänge und benötigte Anwendungen testen lassen.
- Arbeitsplätze gemeinsam mit den Mitarbeitenden auf Vollständigkeit prüfen.
- Das Team mit Räumen, Ausstattung und Ansprechpersonen vertraut machen.
- Restarbeiten mit Verantwortlichkeiten und Terminen festhalten.
- Die Abholung leerer Umzugskartons und die Entsorgung von Verpackungsmaterial organisieren.
- Die Rückgabe der bisherigen Fläche abschließen und Rückmeldungen zum Umzug sammeln.