Change Management und Bürogestaltung
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Change Management im Bereich Bürogestaltung

Was ist Change Management? (Definition)

Veränderungsmanagement (englisch: change management) ist eine Tätigkeit oder Maßnahme, die eine umfassende Veränderung in einer Organisation durchführt, begleitet und unterstützt. Es handelt sich dabei oftmals um neue Strategien, Strukturen, Systeme, Prozesse oder Verhaltensweisen, die eingeführt werden sollen. Ziel ist dabei ein möglichst reibungsloser Veränderungsablauf und ein erfolgreiches Endergebnis.

Was verstehet coneon unter Bürogestaltung?

Unter Bürogestaltung verstehen wir einen ganzheitliche Gestaltung und Strukturierung einer Büroumgebung (sprich Büroräume, Konferenzräume, Lounge, Kantine, Küche, Flure und Archivräume), mit dem Ziel die Mitarbeiter bestmöglichst in Ihren Aufgaben zu unterstützen und damit die Zufriedenheit und die Produktivität zu steigern. Dies beginnt mit der Aufteilung der Abteilungen auf dem Grundriss, über die Material- und Möbelplanung, bis hin zum Innenausbau und der finalen Büroeinrichtung.

Was hat Change Management mit Bürogestaltung zu tun?

Wenn es um Bürogestaltung geht, spielt das Thema Change Management oder Veränderungsmanagement eine große Rolle. Egal ob es um einen Büroumzug, eine neue Büroeinrichtung oder einen kompletten Innenausbau der Büroräume geht, es findet immer ein Veränderungsprozess statt, der für Leitungspersonen und Mitarbeiter oftmals eine große Herausforderung darstellt. Auf Veränderungen reagiert jeder Mensch erstmal kritisch. „das habe ich aber bisher immer so gemacht“ oder „daran kann ich mich nicht gewöhnen“ sind Sätze, die man häufig von Mitarbeitern hört. Gleichzeitig schreit jeder nach Veränderung und jeder hat Verbesserungsvorschläge.

 

Wenn es um eine neue Bürogestaltung geht, müssen von Anfang an die Mitarbeiter an die Hand genommen werden, damit sich später der gewünschte Erfolg und die gewünschte Begeisterung einstellt. Einfach nur ein Konzept mit der Geschäftsleitung abzusprechen und durchzuhämmern wird in den meisten Fällen nicht funktionieren. Wie wir von coneon das Veränderungsmanagement in Unternehmen umsetzen und wie die Depressions-Phase (siehe unten) verkürzt werden kann, lesen Sie in diesem Artikel.

Veränderungen in der Arbeitswelt

Viele Menschen habe Angst vor der Zukunft. Coneon sieht die aktuellen Veränderungen in der Arbeitswelt nicht als Problem, sondern als Chance an, um weiter voran zu kommen. Sei es das Thema Digitalisierung, Globalisierung, neue Technologien oder die gestiegene Mobilität – diese Veränderungen wirken sich auf die Art wie wir arbeiten aus und verändern auch die Kompetenzanforderungen an die Mitarbeiter. Coneon befasst sich tagtäglich damit, wie eine moderne Arbeitsumgebung diesen neuen Anforderungen gerecht werden kann und finden Lösungen für die unterschiedlichsten Unternehmen. Als Experte für Bürogestaltung möchten coneon Ihnen die Angst vor Veränderungen nehmen und Sie Schritt für Schritt durch diesen Veränderungsprozess begleiten.

Jeder möchte Veränderung, aber keiner möchte sich verändern – woran liegt das?

Veränderung ist etwas Gutes, aber Veränderung hat auch immer etwas mit Verlust zu tun. Eine alte Gewohnheit abzulegen und eine neue anzulegen fällt vielen Menschen schwer. Woran liegt das? Menschen wollen sich oft nicht verändern, weil sie zu sehr auf das fokussiert sind was sie verlieren, anstatt auf das, was sie gewinnen. Coneon möchte Sie motivieren auf das Ziel zu schauen und Ihnen helfen den „Depressionsprozess“, wie er unten im Schema dargestellt wird, so kurz wie möglich zu halten.

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coneon Konferenzraum vorher

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coneon Konferenzraum nachher

Verhaltensmuster im Veränderungsprozess

Wer kennt das nicht? Der Geschäftsführer führt eine neue Idee oder einen neuen Projektablauf ein – das Ergebnis: 10 % finden das super, 50 % sind mäßig begeistert und 40 % finden die Idee überhaupt nicht gut. Jeder Mensch reagiert anders auf die Veränderung und jeder hat seine Meinung dazu.

 

Forscher haben ein typisches Verhaltensschema entdeckt, welches auf so gut wie jeden Veränderungsprozess anwendbar ist. Die Grafik unten zeigt den Verlauf der Produktivität auf einer Zeitleiste. Zeit ist der erste wichtige Faktor, den man bei diesem Prozess im Auge haben muss. Folgende Verhaltensänderungen sind zu beobachten:

 

  1. Verleugnung („das brauche ich nicht“, „das wird eh nicht umgesetzt“)
  2. Ärger („jetzt habe ich noch mehr Arbeit“, „ich will das aber nicht“)
  3. Feilschen („wenn ich das mache, will ich aber mehr Gehalt oder diese und jene Aufgabe abgeben“)
  4. Depression („das macht doch alles keinen Sinn“, „ich habe keine Lust mehr“)
  5. Erkundung („irgendwie ist es ja doch recht hilfreich“, „mit etwas Zeit kann ich mich wohl dran gewöhnen“)
  6. Akzeptanz („das neue Konzept war eine gute Idee“, „es klappt besser als ich dachte“)

Daraufhin steigt die Begeisterung und die Produktivität an.

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Unsere Change Management Strategie

Egal, ob Sie die Leistung THINK (Arbeitplatzanalyse), DESIGN (Büroplanung), BUILD (Innenausbau) oder einfach nur Büromöbel bei uns bestellen – unsere Strategie des Veränderungsmanagement erstreckt sich über unser gesamtes Leistungspaket. Coneon nimmt Sie und Ihre Mitarbeiter an die Hand und führt Sie durch die Veränderungen in Ihrer Arbeitswelt.

 

Wir beginnen mit Impulsvorträgen, Town Hall Meetings, Workshops, Interviews und Umfragen, um Ihr Unternehmen genau zu verstehen und ein zugeschnittenes Raumkonzept für Sie zu entwickeln. Coneon entwickelt eine Vision, die Freude macht und versucht damit die Ängste der Mitarbeiter und Entscheidungsträger zu nehmen. Im Umbauprozess steht coneon in ständigem Kontakt zu Ihnen. Selbst nach der finalen Umsetzung fragen wir nochmal nach und nehmen das Feedback Ihrer Mitarbeiter ernst.

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Phasen des Veränderungsprozesses nach John P. Kotter übertragen auf die Bürogestaltung mit coneon

  1. Gefühl der Dringlichkeit vermitteln
    Als Einstieg in das Thema halten die Experten von coneon Impulsvorträge zu dem Thema moderne Arbeitswelt und zeigen auf, was eine Bürokonzept heute können sollte und warum die Büroumgebung so wichtig für die Produktivität des Unternehmens ist. Des Weiteren bietet coneon auch Town Hall Meetings und Interviews an.
  2. Führungskoalition aufbauen
    Es ist wichtig ein gutes Team aus Entscheidungsträgern zusammenzustellen, welches möglichst aus unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen besteht, damit alle wichtigen Bereiche, wie Geschäftsleitung, Facility Management, Personalleitung, IT, usw. abgedeckt sind. Auch der Betriebsrat sollte möglichst früh ins Boot geholt und umfassend informiert werden, damit es später nicht zu innerbetrieblichen Konflikten kommt.
  3. Vision und Strategie entwickeln
    Durch Mitarbeiterumfragen und Workshops mit den Entscheidungsträgern entwickelt coneon gemeinsam mit Ihnen ein Bürokonzept, welches auch zu Ihrem Unternehmen passt. Der Kern der gemeinsamen Vision ist eine Arbeitsumgebung, welche das Leben von Menschen verbessert und die Produktivität Ihres Unternehmens nachweislich steigert.
  4. Vision kommunizieren
    Nach der Arbeitsplatzanalyse erstellen unsere Designer eine Büroplanung und ansprechende Visualisierungen. Coneon präsentiert die Vision für Ihr neues Büro bei Ihnen vor Ort, um damit die Vorfreude zu wecken und Ängste vor den Veränderungen im Büro zu nehmen. In diesem Zuge müssen auch die Mitarbeiter informiert und begeistert werden, damit auch Sie den Grund der Umbaumaßnahmen nachvollziehen können.
  5. Hindernisse aus dem Weg räumen
    Bei einem Umbau einer Bürofläche treffen verschiedene Personengruppen mit jeweils unterschiedlichen Vorstellungen aufeinander. Coneon achtet als Generalunternehmer für Bürowelten besonders auf eine transparente Kommunikation zwischen Entscheidungsträgern, Gewerken, Architekten und Mitarbeitern, damit Hindernisse in Form von Kommunikationsfehlern oder unterschiedlichen Vorstellungen verhindert werden.
  6. Kurzfristige Erfolge sichtbar machen
    Mitarbeiter, die sich über einen höhenverstellbaren Schreibtisch freuen oder Geschäftsführer, die von der neuen Ausstattung im Konferenzraum begeistert sind – dies sind Erfolge, die bei einer Bürogestaltung natürlicherweise sichtbar sind. Coneon motiviert Sie dazu diese Erfolge zu feiern und optimistisch zu denken, auch wenn der Büroumbau noch im Prozess ist.
  7. Veränderung weiter antreiben, nicht nachlassen
    Wenn nach einem Einzug in ein neues Büro die Technik noch nicht richtig funktioniert oder Details, wie Wandbilder oder Raumbegrünung noch fehlen, fangen viele Mitarbeiter an sich zu beschweren. Lassen Sie in dieser Phase nicht nach, ein positives Denken zu vermitteln. Wir von coneon kümmern uns darum und führen die Bürogestaltung auch bis ins kleinste Detail zu Ende.
  8. Veränderungen in der (Unternehmens-)Kultur verankern
    Oftmals werden mit der neuen Arbeitsumgebung auch neue Verhaltensweisen oder Regeln eingeführt. Desk Sharing und Clean Desk Policy sind bekannte Arbeitskulturen. Aber auch neue Regelungen über die Nutzung der Konferenzräume oder Anweisungen zu der Sprechlautstärke im Büro, können am Anfang eine Überforderung darstellen. Coneon nimmt sich auch noch nach der Büroumsetzung die Zeit und fragt nach, wie das neue Bürokonzept angenommen wird und gibt bei Bedarf Hilfestellungen.
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Impulsvortrag: Moderne Arbeitswelten

Workshops

Workshops mit den Entscheidungsträgern

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3D Visualisierungen der Büroräume

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Gelebte Unternehmenskultur

5 Gründe für Change Management mit coneon beim Thema Bürogestaltung

  1. Ein externer Coach, wie coneon arbeitet eng am Mitarbeiter und an den Entscheidungsträgern und hat somit das Gesamtbild im Blick
  2. Beginnend mit einer detaillierten Analyse und abschließend mit der Nachbetreuung, implementiert coneon die Veränderungen nachhaltig
  3. Coneon kennt bereits die Reaktionen der Menschen, kann sie einschätzen und die Angst der Meschen nehmen
  4. Als Generalunternehmer sorgt coneon für eine transparente Kommunikation zwischen den verschiedenen Personengruppen
  5. Das erfahrene Team von coneon, bestehend aus Projektmanagern, Designern und Ingenieuren betreut Sie von A bis Z im Thema moderne Arbeitswelten

 

Sie planen ebenfalls eine Veränderung im Bereich der Arbeitswelt und wissen noch nicht, wie Sie das angehen sollen?

 

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Beispiele für Change Management im Büro

Einige unserer Kunden, wie NGK Spark Plug, Century Link, Walter Pilot und viele weitere, konnten wir bereits ganz von Anfang an in der Analyse- und Planungsphase begleiten. Lesen Sie mehr über unsere Projekte.

 

Realisierte Projekte

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